• automatizzare e migliorare la gestione del flusso commerciale, a partire dalla richiesta del Cliente fino alla generazione ed invio dell’offerta;
• veicolare le richieste di offerta, provenienti da 4 account e da due Paesi diversi su un unico punto per processarle e suddividerle tra i due uffici responsabili della gestione;
• standardizzare ed assicurare uniformità nelle risposte, dividendole in base alla lingua e al Paese di provenienza.

LA SOLUZIONE: UN NUOVO FLUSSO COMMERCIALE CON LA PIATTAFORMA DI GESTIONE PROCESSI ARXIVAR

L’implementazione di un nuovo flusso di gestione delle offerte ha permesso di processare le richieste ricevute, considerando la lingua e la provenienza delle stesse (portale web o mail), e veicolarle in un unico punto. Una volta prese in carico le richieste, è stato implementato anche un sistemi di invio notifiche ai mittenti per avvisarli della ricezione, dando un feed back immediato.

Successivamente è stato implementato un sistema di compilazione dei dettagli dell’offerta per la quantificazione economica da parte dei diversi uffici, seguendo dei campi predefiniti.
Arxivar ha permesso di completare tutto il processo di generazione dell’offerta, tracciando le varie fasi ed evitando errori o dimenticanze.
Alla chiusura della fase di generazione dell’offerta, infine, è stato previsto l’invio di una mail di risposta alla richiesta di quotazione, comprensiva di allegato, nella medesima lingua in cui è stata inviata la richiesta.

BENEFICI:

• Tutto il processo viene automaticamente tracciato, registrato e standardizzato, fino alla mail di risposta che viene inviata al cliente, evitando risposte non omogenee, errori o dimenticanze.
• La standardizzazione del flusso permette un monitoraggio del processo aziendale, individuando eventuali inefficienze.
• Vengono sensibilmente ridotti i costi operativi di inserimento e invio delle offerte stesse.
• I dati e le informazioni sono disponibili in un unico punto, evitando eventuali perdite di documenti, garantendo la sicurezza delle informazioni e migliorando l’efficienza aziendale.