Abbiamo implementato un sistema di digitalizzazione e archiviazione dei contratti di clienti e fornitori, gestendo contemporaneamente in modo automatico le relative scadenze e le autorizzazioni per i rinnovi o le disdette.

I contratti cartacei vengono scannerizzati e archiviati, anche in modo massivo, dopo la relativa acquisizione dei metadati e archiviati in fascicoli elettronici.

I contratti digitali vengono archiviati e, attraverso una specifica maschera, vengono inseriti dagli utenti i dati relativi al contratto, oltre al caricamento del file del contratto stesso.

I documenti digitali vengono organizzati in fascicoli per garantire la possibilità di consultarli in modo semplice e veloce. Le scadenze dei contratti vengono assegnate tramite task ai diversi incaricati per agevolarne il rinnovo o la disdetta. Alla chiusura del task, lo stato del contratto viene automaticamente aggiornato.

In questo modo è possibile avere sempre:

• Documenti completi disponibili velocemente
• Monitoraggio dello stato dei contratti
• Gestione automatizzata dei rinnovi, senza possibilità di eventuali errori e dimenticanze