AUTOMATIZZARE E RAZIONALIZZARE LA GESTIONE OFFERTE IN SOCOPLAST
Automatizzazione, ottimizzazione e miglioramento della gestione del flusso commerciale
“L’introduzione di Arxivar Next, con il supporto consulenziale di DSC Group, ha permesso alla nostra azienda di automatizzare, ottimizzare e migliorare la gestione del flusso commerciale, individuando eventuali inefficienze e riducendo i costi operativi di inserimento e invio delle offerte.
I dati e le informazioni sono fruibili in un unico punto, evitando eventuali perdite di documenti, garantendo la sicurezza delle informazioni e migliorando l’efficienza aziendale.”
Mario Cattaneo – CEO Socoplast SA
L’AZIENDA
Socoplast SA è specializzata nello Sviluppo di Prodotti e nella Progettazione e realizzazione degli stampi, oltre alla e produzione e assemblaggio di Articoli Tecnici, oltre ai prodotti medicali realizzati in camera bianca ISO 8.
L’azienda è una struttura moderna di medie dimensioni che opera in vari settori diversificando le varie tipologie di prodotto.
L’azienda opera con una sede produttiva a Bellinzona ( Svizzera ) ed una a Mozzate in ( Italia ), la sede amministrativa, tecnica e commerciale da oltre 50 Anni è ubicata a Bellinzona nel Canton Ticino in Svizzera.
L’ESIGENZA: AUTOMATIZZARE E RAZIONALIZZARE LA GENERAZIONE DELLE OFFERTE
Socoplast aveva necessità di:
- automatizzare e migliorare la gestione del flusso commerciale, a partire dalla richiesta d’offerta del Cliente, fino alla generazione ed invio dell’offerta con un sistema automatizzato e centralizzato;
- veicolare i dati provenienti da due Paesi diversi e da vari account in un unico punto per processarle e suddividerle tra i due uffici responsabili della gestione produttiva (in Italia e in Svizzera);
- standardizzare ed assicurare uniformità nelle risposte, dividendole in base alla lingua e al Paese di provenienza archiviandole in un unico database disponibile agli utenti abilitati, garantendo l’archiviazione e le relative revisioni.
LA SOLUZIONE: UN NUOVO FLUSSO COMMERCIALE CON LA PIATTAFORMA DI GESTIONE PROCESSI ARXIVAR
L’implementazione di un nuovo flusso di gestione delle offerte ha permesso di processare le richieste ricevute, considerando la lingua e la provenienza delle stesse (portale web o mail), e veicolarle in un unico punto. Una volta prese in carico le richieste, è stato implementato anche un sistema di invio notifiche ai mittenti per avvisarli della ricezione, dando un feed back immediato.
Successivamente è stato implementato un sistema di compilazione dei dettagli dell’offerta per la quantificazione economica da parte dei diversi uffici, seguendo dei campi predefiniti.
Arxivar ha permesso di completare tutto il processo di generazione dell’offerta, tracciando le varie fasi ed evitando errori o dimenticanze.
Alla chiusura della fase di generazione dell’offerta, è stato previsto l’invio di una mail di risposta alla richiesta di quotazione, comprensiva di allegato, nella medesima lingua in cui è stata inviata la richiesta.
BENEFICI:
- Tutto il processo viene automaticamente tracciato, registrato e standardizzato, fino alla mail di risposta che viene inviata al cliente, evitando risposte non omogenee, errori o dimenticanze.
- La standardizzazione del flusso permette un monitoraggio del processo aziendale, individuando eventuali inefficienze.
- Vengono sensibilmente ridotti i costi operativi di inserimento e invio delle offerte stesse, archiviando anche tutti i relativi dati che compongono l’offerta in un unico archivio, immediatamente collegato all’offerta stessa.
- I dati e le informazioni sono disponibili in un unico punto, evitando eventuali perdite di documenti, garantendo la sicurezza delle informazioni e migliorando l’efficienza aziendale.
- Riduzione degli archivi cartacei e della ricerca successiva di tutti i dati.
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